Theo đó, Sở Sở Khoa học và Công nghệ đã thành lập Đoàn kiểm tra hoạt động áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các CQHCNN tỉnh Sóc Trăng năm 2020 theo Quyết định số 58/QĐ-SKHCN ngày 18/5/2020 của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ.

Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra tại trụ sở của 73 đơn vị. Thời gian kiểm tra từ ngày 08/6/2020 đến ngày 09/11/2018. Kết quả cụ thể một số nội dung như sau:

* Việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

- Phạm vi áp dụng HTQLCL: Các đơn vị đã xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến thủ tục hành chính (TTHC) thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

- Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL: Hệ thống tài liệu theo TCVN ISO 9001:2015 được lãnh đạo các đơn vị ban hành áp dụng; phổ biến và phân phối đến các phòng, ban, bộ phận, đảm bảo sẵn có khi tra cứu, tham khảo. Tuy nhiên, vẫn còn đơn vị do số lượng TTHC nhiều, hệ thống tài liệu chưa có cách thức kiểm soát khoa học, rõ ràng, nên còn mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm.

- Việc thực hiện Chính sách chất lượng (CSCL), Mục tiêu chất lượng (MTCL): Thủ trưởng của tất cả các đơn vị đã thể hiện cam kết của mình thông qua việc ban hành CSCL và niêm yết tại trụ sở cơ quan; xem xét, ban hành MTCL hàng năm và quy định thời gian báo cáo định kỳ. Tuy nhiên, các đơn vị xây dựng MTCL còn mang tính hình thức, chưa bám sát chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Tại thời điểm kiểm tra, có 17/78 đơn vị chưa báo cáo thực hiện MTCL định kỳ. Đoàn đã yêu cầu các đơn vị khắc phục. Đến nay, còn 05 đơn vị chưa gửi báo cáo khắc phục nội dung này.

- Hoạt động đánh giá nội bộ, họp xem xét của lãnh đạo: Đa số các đơn vị đều chủ động xây dựng kế hoạch/ chương trình ĐGNB ngay từ đầu năm và tổ chức ĐGNB theo kế hoạch/ chương trình. Trong quá trình ĐGNB, các đơn vị đã phát hiện một số điểm không phù hợp hoặc lưu ý, đồng thời thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp. Tuy nhiên, tại thời điểm kiểm tra, vẫn còn một số đơn vị chưa xây dựng kế hoạch/ chương trình ĐGNB. Kết quả cụ thể như sau:

+ Có 69/78 đơn vị đã xây dựng kế hoạch/ chương trình ĐGNB năm 2020. Trong đó có 50/74 đơn vị chưa đến thời điểm ĐGNB; 24 đơn vị đến thời điểm đánh giá, đã thực hiện ĐGNB và tổ chức họp xem xét của lãnh đạo.

+ Có 05/78 đơn vị chưa xây dựng kế hoạch/ chương trình ĐGNB năm 2020. Đoàn kiểm tra đề nghị các đơn vị chưa xây dựng kế hoạch/ chương trình ĐGNB năm 2020 tiến hành xây dựng kế hoạch/ chương trình ĐGNB. Đến nay, còn 01 đơn vị chưa gửi báo cáo khắc phục nội dung này.

- Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL: Hiện nay, không có các khiếu nại nào của tổ chức, cá nhân liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL.

- Hoạt động cải tiến trong HTQLCL: Việc cải tiến được các đơn vị thực hiện bằng nhiều hình thức như: cải tiến quy trình, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) có liên quan, cải tiến thông qua việc rà soát TTHC... Tuy nhiên, hoạt động cải tiến trong các đơn vị vẫn còn ít, chưa sửa đổi, cập nhật chưa kịp thời các quy trình khi có sự thay đổi của VBQPPL hay của TTHC. Vẫn còn một số đơn vị giữ nguyên bộ quy trình của tư vấn từ những năm đầu xây dựng. Tại thời điểm kiểm tra, một số đơn vị chưa cải tiến Hệ thống tài liệu phù hợp theo Mô hình khung của Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương (Quyết định số 101/QĐ-BKHCN). Cụ thể: có 11/78 đơn vị chưa thực hiện cải tiến các quy trình bắt buộc, quy trình giải quyết TTHC khi TTHC thay đổi và phù hợp theo Mô hình khung của Quyết định số 101/QĐ-BKHCN. Đoàn đã yêu cầu các đơn vị rà soát, cải tiến các quy trình.

- Hoạt động đo lường sự thỏa mãn của khách hàng: Hầu hết các đơn vị đều có tổ chức thăm dò ý kiến của cá nhân, tổ chức bằng Phiếu lấy ý kiến và đều nhận được sự phản hồi hài lòng. Tuy nhiên, việc lấy ý kiến khách hàng của các đơn vị chưa cải tiến được cách thức thực hiện, nên việc thu thập ý kiến khách hàng còn ít so với khối lượng hồ sơ xử lý của đơn vị và còn mang tính hình thức, chưa đánh giá được hết mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân. Tại thời điểm kiểm tra, có 03/78 đơn vị chưa tổ chức thăm dò ý kiến của cá nhân, tổ chức. Đoàn đã yêu cầu các đơn vị khắc phục. Đến nay, còn 02/03 đơn vị chưa gửi báo cáo khắc phục nội dung này.

- Việc tuân thủ các bước thực hiện theo các quy trình đã ban hành: Các đơn vị đều xây dựng quy trình cụ thể cho từng TTHC, hướng dẫn rõ ràng các bước thực hiện công việc, phân công trách nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên, tại một số đơn vị, các quy trình chưa đính kèm các biểu mẫu. Qua kiểm tra thực tế, lấy ngẫu nhiên một số hồ sơ giải quyết TTHC cho thấy, các hồ sơ giải quyết TTHC được thực hiện đảm bảo theo quy định về thành phần hồ sơ và thời gian thực hiện.

* Việc tuân thủ các quy định theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg:

- Cập nhật các thay đổi của VBQPPL liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL: Khi có sự thay đổi, bổ sung, bãi bỏ TTHC, các đơn vị có cập nhật các thay đổi của VBQPPL liên quan đến hoạt động xử lý công việc, nhưng chưa kịp thời sửa đổi các quy trình theo bộ TTHC mới.

- Hoạt động công bố HTQLCL phù hợp TCVN ISO 9001:2015: Tại thời điểm kiểm tra, đa số các đơn vị đã công bố HTQLCL phù hợp theo yêu cầu TCVN ISO 9001:2015. Tuy nhiên, có 15/78 đơn vị chưa thực hiện công bố lại HTQLCL khi có sự mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL. Đoàn đã yêu cầu các đơn vị khắc phục. Đến nay, còn 05/15 đơn vị chưa gửi báo cáo khắc phục nội dung này.

Nhìn chung, đa số các đơn vị đều có thực hiện các biện pháp duy trì, cải tiến HTQLCL, thực hiện tương đối tốt các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015. Ngoài ra, tất cả các đơn vị đều thực hiện công bố HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và có thông báo bằng văn bản đến Sở KH&CN để theo dõi, tổng hợp. Trong quá trình kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã hướng dẫn và đề nghị các đơn vị tiếp tục duy trì và khắc phục một số điểm lưu ý hoặc không phù hợp để việc áp dụng HTQLCL đạt hiệu quả cao hơn.

Việc kiểm tra thực tế tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh năm 2020 sẽ đảm bảo việc thực hiện duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính Nhà nước của tỉnh đúng theo các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng cán bộ, công chức làm việc theo hướng chuyên nghiệp, tiến tới nền hành chính hiện đại.

L.B.N